Hvad er en faktura? De lovpligtige felter og de dyre fejl

En faktura er det dokument der dokumenterer et salg og danner grundlag for både din kundes momsfradrag og din egen bogføring. Den er ikke bare en betalingsanmodning: mangler de lovpligtige felter, kan din kunde ikke trække momsen fra, og fakturaen kommer retur. Kravene står i momsbekendtgørelsen, og de er ens uanset om du sender PDF, e-faktura eller papir.

Hvad er en faktura, og hvornår skal du udstede den?

En faktura er sælgerens skriftlige opgørelse over hvad der er leveret, hvad det koster, og hvornår det skal betales.

Som momsregistreret virksomhed skal du udstede en faktura ved salg til andre virksomheder og til offentlige myndigheder. Ved salg til private forbrugere er kravet lempeligere, men du skal stadig kunne dokumentere omsætningen i din bogføring.

Fakturaen skal udstedes senest ved leveringen. I praksis betyder det: fakturer samme dag. Hver dags forsinkelse hos dig er en dags forsinkelse i din likviditet, og det er den eneste del af betalingstiden du styrer fuldstændigt.

De lovpligtige felter

Kravene står i momsbekendtgørelsen, BEK nr. 1435 af 29. november 2023, som ligger på retsinformation.dk.

Er der momsfritagne poster eller omvendt betalingspligt på fakturaen, skal grunden fremgå. Ved salg til en EU-virksomhed skal kundens momsnummer stå på fakturaen, og du skal have kontrolleret at det er gyldigt.

Kreditnota

Skal en faktura rettes, laver du en kreditnota, ikke en ny version af den gamle. Kreditnotaen henviser til den oprindelige faktura og har sit eget fortløbende nummer.

At slette eller overskrive en udstedt faktura er ikke tilladt. Den er et bogføringsbilag fra det øjeblik den er udstedt.

Digital faktura og e-faktura

En PDF sendt på mail er en digital faktura. E-faktura er noget andet: et struktureret dataformat der kan læses maskinelt af modtagerens system, typisk via Nemhandel og OIOUBL i Danmark.

Sælger du til det offentlige, er e-faktura et krav. Til private virksomheder er det en aftale mellem jer, men det bliver stadig mere udbredt, fordi det fjerner manuel indtastning i begge ender.

Uanset format er kravene til indhold de samme. Formatet ændrer ikke hvad der skal stå.

Opbevaring og bogføring

Bogføringsloven kræver at du opbevarer regnskabsmateriale i mindst 5 år efter udløbet af det regnskabsår materialet vedrører. Det gælder også fakturaer, og det gælder både dem du sender og dem du modtager. Loven er LOV nr. 700 af 24. maj 2022 og ligger på retsinformation.dk.

Digital opbevaring er tilladt og i praksis standard. Kravet er at materialet kan fremfindes og læses i hele perioden.

Den modsatte vej er lige så vigtig: en modtaget faktura er dit bilag for købsmomsen. Mangler den, mangler dit fradrag. Det er den mest almindelige og dyreste fejl i en momsopgørelse, netop fordi den er usynlig. Se hvordan opgørelsen hænger sammen under hvad er moms.

De fejl der koster mest

1. 1

   Manglende eller ugyldigt CVR-nummer

   Kunden kan ikke trække momsen fra, og fakturaen kommer retur.
2. 2

   Springende fakturanumre

   uden forklaring.
3. 3

   Moms ikke angivet særskilt

   Et samlet beløb uden opdeling er ikke tilstrækkeligt.
4. 4

   Manglende leveringsdato

   når den afviger fra fakturadatoen. Det er her periodiseringen afgøres.
5. 5

   Ingen betalingsfrist

   Uden aftalt frist gælder 30 dage, hvilket sjældent er det du ville have valgt. Se betalingsfrist på faktura.
6. 6

   For sen fakturering

   Den dyreste af dem alle, og den eneste der er helt din egen.

Hvor systemerne hjælper

Fakturakrav er en tjekliste, og tjeklister egner sig dårligt til hukommelse.

Grundreglerne for resten finder du under bogføring.

Kom videre

En korrekt faktura er en tjekliste der skal ramme hver gang, og en for sen faktura er penge du selv har udskudt.

Vil du se hvordan bilag, bogføring og bankafstemning kan hænge sammen, så fakturaerne er komplette og betalingerne synlige? Book en gennemgang tilpasset din virksomhed.