Gå til indhold
Payfriend

GDPR

Privatlivspolitik

Version
1.2
Opdateret
August 2026

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger i forbindelse med Payfriend er:

Payfriend ApS (del af NextLab Ventures A/S)
CVR: 46385152
Lille Torv 2B, 3. tv, 8000 Aarhus C
E-mail: contact@payfriend.io
Telefon: 53 35 90 93
Website: payfriend.io

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

2. Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Vi indsamler og behandler følgende kategorier af personoplysninger, afhængigt af din interaktion med os:

2.1 Oplysninger du giver os direkte

  • Kontaktoplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer og virksomhedsnavn ved tilmelding, kontaktformular eller demo-booking.
  • Kontooplysninger: Brugernavn, adgangskode (krypteret), virksomhedsadresse og CVR-nummer ved oprettelse af en Payfriend-konto.
  • Betalingsoplysninger: Kortoplysninger og faktureringsadresse håndteres af vores betalingsudbyder Stripe og opbevares ikke hos os.
  • Kommunikation: Indhold af e-mails, supportbeskeder og telefonsamtaler, som du sender til os.

2.2 Oplysninger vi indsamler automatisk

  • Tekniske data: IP-adresse, browsertype, operativsystem, skærmopløsning og sprogindstilling.
  • Brugsdata: Sidevisninger, klikinteraktioner, tid brugt på sider og navigationssti via Google Analytics (kun med samtykke).
  • Cookies og lignende teknologier: Se vores cookiepolitik for detaljer.

2.3 Oplysninger fra tredjeparter

  • Integrationdata: Hvis du forbinder Payfriend med dit regnskabssystem (e-conomic, Dinero eller Billy), modtager vi fakturadata og debitoroplysninger fra disse systemer.
  • Gmail / Google Workspace: Hvis du forbinder din indbakke, får vi læseadgang til e-mails og vedhæftninger via Google OAuth, så vi kan finde fakturaer og kvitteringer og oprette bilag i Payfriend. Se afsnit 7 for detaljer og Limited Use-forpligtelser.

2.4 Adgang til din e-mail og Digital Post

Forbinder du din e-mailkonto, gennemgår Payfriend indbakken for at finde fakturaer, kvitteringer og andre bilag. Gennemgangen sker hvert 15. minut. Du kan forbinde din postkasse på fire måder:

  • Gmail og Google Workspace. Adgangen gives gennem Googles OAuth-flow og bruger tilladelsen https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly. Se afsnit 7.
  • Outlook og Microsoft 365. Adgangen gives gennem Microsofts OAuth-flow og bruger tilladelserne Mail.Read, User.Read og offline_access. Behandlingen sker på grundlag af den tilladelse, du udtrykkeligt giver ved at forbinde kontoen. Se afsnit 7.
  • Andre e-mailudbydere (IMAP). Forbinder du en konto via IMAP, opbevarer vi de adgangsoplysninger, du selv angiver, krypteret, og anvender dem alene til at gennemgå indbakken efter de samme regler.
  • Videresendelse. Du kan i stedet videresende enkelte bilag til din personlige Payfriend-adresse. Så modtager vi kun det, du selv sender, og vi får ingen adgang til din postkasse.

Vi vil gerne være tydelige om rækkevidden af Gmail-adgangen: Google tilbyder ingen smallere læseadgang. gmail.readonly giver teknisk adgang til hele postkassen. Vi begrænser selv, hvad vi henter, men begrænsningen kommer fra os, ikke fra tilladelsen.

Digital Post. Forbinder du e-Boks Erhverv, modtager Payfriend din virksomheds digitale post på en unik, virksomhedsspecifik adresse og klassificerer den automatisk for at identificere bilag. Adgangen aktiveres af din virksomhed og kan til enhver tid trækkes tilbage.

Hvad vi rent faktisk henter. Vi behandler kun meddelelser med vedhæftede filer i formaterne PDF, JPEG og PNG. Vedhæftninger under en minimumsstørrelse samt typiske signatur- og logobilleder frasorteres automatisk.

For at afgøre, om en meddelelse er et bilag, sender vi meddelelsens afsender, emne, et tekstuddrag og den vedhæftede fil til vores AI-leverandør Anthropic, jf. afsnit 6. Dataene anvendes ikke til at træne AI-modeller.

Hvad vi gemmer. Bilag, som vi identificerer, gemmes på din konto. For meddelelser, som vi fravælger, gemmer vi afsender, emne, tidspunkt, et tekstuddrag og årsagen til fravalget, så du selv kan se, hvad der er sprunget over, og korrigere det. Disse oplysninger opbevares, så længe din konto består, og slettes sammen med kontoen, jf. afsnit 5.

Ingen medarbejder hos Payfriend har rutinemæssig adgang til indholdet af din postkasse. Adgang kan kun ske med henblik på fejlsøgning, kræver din forudgående accept i den konkrete sag og logges.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

  1. Levering af tjenesten: At oprette og administrere din konto, behandle dine betalinger og levere Payfriend-platformen, herunder automatisk opfølgning på forfaldne fakturaer.
  2. Kommunikation: At besvare dine henvendelser, sende servicerelaterede meddelelser (f.eks. bekræftelser, faktura-notifikationer, driftsændringer) og kontakte dig i forbindelse med demo-bookinger.
  3. Forbedring af produktet: At analysere brugen af Payfriend for at forbedre funktionalitet, brugeroplevelse og ydeevne, herunder A/B-test og fejlretning.
  4. Markedsføring: At sende nyhedsbreve og markedsføringsmateriale om Payfriend (kun med dit samtykke). Du kan altid framelde dig.
  5. Sikkerhed og forebyggelse af misbrug: At beskytte platformen mod uautoriseret adgang, svindel og misbrug, herunder logning af adgangsaktivitet.
  6. Overholdelse af lovgivning: At opfylde vores juridiske forpligtelser, herunder bogføringsloven, hvidvaskloven og andre gældende regler.

4. Retsgrundlag

Vi behandler dine personoplysninger på følgende retsgrundlag i henhold til GDPR:

  • Kontraktopfyldelse (art. 6, stk. 1, litra b): Behandling der er nødvendig for at opfylde vores aftale med dig, herunder levering af Payfriend-tjenesten.
  • Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a): Behandling baseret på dit samtykke, f.eks. markedsføring og analysecookies. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.
  • Legitime interesser (art. 6, stk. 1, litra f): Behandling der er nødvendig for vores legitime interesser, herunder forbedring af produktet, sikkerhed og forebyggelse af misbrug, medmindre dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder går forud.
  • Retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c): Behandling der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, f.eks. bogføringsloven.

5. Opbevaringsperioder

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til:

  • Kontooplysninger: Så længe din konto er aktiv, og op til 12 måneder efter sletning af kontoen, medmindre lovgivningen kræver længere opbevaring.
  • Faktura- og betalingsdata: 5 år i henhold til bogføringsloven.
  • Kommunikation og supporthenvendelser: Op til 24 måneder efter afslutning af henvendelsen.
  • Markedsføringssamtykke: Indtil du trækker dit samtykke tilbage.
  • Logfiler og sikkerhedsdata: Op til 12 måneder.
  • Analysecookies: Se vores cookiepolitik.

6. Deling med tredjeparter

Vi sælger aldrig dine personoplysninger. Vi deler kun oplysninger med tredjeparter, der er nødvendige for at levere vores tjeneste, og kun i det omfang det er påkrævet:

  • Hetzner (hosting): vores servere er placeret i EU-regionen (Tyskland/Finland). Hetzner er vores infrastrukturudbyder.
  • Amazon Web Services (objektlagring): bilag og vedhæftede filer opbevares i EU-regionen.
  • Stripe (betalingshåndtering): behandler kortoplysninger og gennemfører betalinger på abonnementsfakturaer. Stripe er certificeret PCI DSS Level 1.
  • Yapily (open banking): PSD2-bankintegration og kontoaggregering, når kunden forbinder sin bank.
  • Twilio (SMS-udsendelse): bruges til at sende SMS-påmindelser til debitorer på vegne af vores kunder, hvis kunden aktiverer SMS som kanal.
  • Postmark (e-mail): udsendelse af transaktionelle e-mails og påmindelser.
  • Anthropic (AI): AI-forslag og -udkast samt OCR-/tekstlæsning af bilag via Claude API. Data bruges ikke til træning.
  • Intercom (support): in-app support-chat.
  • Google Analytics (webanalyse): bruges til at analysere trafik på payfriend.io (kun med samtykke). Data anonymiseres.
  • Microsoft Clarity (adfærdsanalyse på payfriend.io): bruges til sessionsoptagelser samt klik- og scroll-analyse på vores markedsføringssite, kun med samtykke. Microsoft er selvstændig dataansvarlig for disse oplysninger, ikke vores databehandler, og kan i henhold til Microsofts vilkår for Clarity bruge dem til at oprette brugerprofiler til formål, der omfatter annoncering. Se Microsofts privatlivserklæring for detaljer.
  • Regnskabsintegrationer (e-conomic, Dinero, Billy): dataudveksling sker på baggrund af kundens aktivering af integrationen.

Alle vores databehandlere er underlagt databehandleraftaler i overensstemmelse med GDPR artikel 28. Se vores databehandleraftale for yderligere detaljer. Microsoft Clarity er en undtagelse: Microsoft optræder som selvstændig dataansvarlig for de oplysninger, Clarity indsamler, og er derfor ikke omfattet af en databehandleraftale.

7. Google- og Microsoft-brugerdata og Limited Use

Når du forbinder din Gmail- eller Google Workspace-indbakke med Payfriend, anmoder vi om adgang via OAuth med scope https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly. Det er ren læseadgang. Payfriend sender, sletter eller ændrer aldrig mails i din indbakke.

  • Formål: Vi bruger adgangen til at finde fakturaer og kvitteringer i din indbakke og omdanne deres vedhæftninger til bilag i Payfriend.
  • Lagring: Vedhæftede filer, der indsamles som bilag, opbevares på Amazon Web Services (AWS) S3 i EU-regionen eu-north-1.
  • Overførsel til underdatabehandler: Indholdet af bilagsvedhæftninger sendes til Anthropics API (api.anthropic.com) til OCR og dataudtræk, så Payfriend kan læse faktura- og kvitteringsoplysninger. Det er nødvendigt for at levere bilagsfunktionen.
  • OAuth-tokens: Adgangs- og opdateringstokens opbevares krypteret. Du kan til enhver tid frakoble integrationen i Payfriend.

Limited Use-forpligtelser

Payfriend overholder Google API Services User Data Policy, herunder dens Limited Use-krav. Konkret gælder følgende:

  1. Google-brugerdata bruges kun til at levere og forbedre de brugerrettede funktioner, som du forbandt indbakken for.
  2. Data overføres kun til andre, når det er nødvendigt for at levere disse funktioner, af sikkerhedshensyn, eller hvor loven kræver det.
  3. Data bruges aldrig til annoncering af nogen art, herunder personliggjorte eller interessebaserede annoncer.
  4. Intet menneske læser dataene, undtagen med dit udtrykkelige samtykke for specifikke beskeder, hvor det er nødvendigt af sikkerheds- eller retshåndhævelseshensyn, eller i aggregeret, anonymiseret form.

Google user data and Limited Use (English)

When you connect your Gmail or Google Workspace inbox to Payfriend, we request access via OAuth with the scope https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly. This is read-only access. Payfriend never sends, deletes or modifies mail in your inbox.

  • Purpose: We use the access to find invoices and receipts in your mailbox and turn their attachments into accounting vouchers (bilag) inside Payfriend.
  • Storage: Attachments collected as vouchers are stored on Amazon Web Services (AWS) S3 in the EU region eu-north-1.
  • Transfer to a sub-processor: Attachment contents are sent to Anthropic's API (api.anthropic.com) for OCR and data extraction so Payfriend can read invoice and receipt fields. This is required to provide the voucher feature.
  • OAuth tokens: Access and refresh tokens are stored encrypted. You can disconnect the integration in Payfriend at any time.

Limited Use commitments

Payfriend complies with the Google API Services User Data Policy, including its Limited Use requirements. Specifically:

  1. Google user data is used only to provide and improve the user-facing features the user connected the mailbox for.
  2. It is transferred to others only as needed to provide those features, for security, or where legally required.
  3. It is never used for advertising of any kind, including personalised or interest-based ads.
  4. No human reads the data, except with the user's explicit consent for specific messages, where necessary for security or legal compliance, or in aggregated anonymised form.

Microsoft-brugerdata

Forbinder du en Outlook- eller Microsoft 365-postkasse, anmoder vi om adgang via OAuth med tilladelserne Mail.Read, User.Read og offline_access. Det er ren læseadgang. Payfriend sender, sletter eller ændrer aldrig mails i din postkasse.

Adgangen anvendes udelukkende til det formål, du udtrykkeligt og specifikt giver tilladelse til ved at forbinde kontoen: at finde fakturaer og kvitteringer og omdanne deres vedhæftninger til bilag i Payfriend. Vi anvender ikke adgangen til andre formål, og de forpligtelser om formålsbegrænsning, videregivelse, annoncering og menneskelig læsning, der er beskrevet ovenfor for Google-brugerdata, gælder på tilsvarende vis for Microsoft-brugerdata.

Adgangs- og opdateringstokens opbevares krypteret, og bilagsvedhæftninger behandles som beskrevet i afsnit 6. Microsoft-brugerdata anvendes ikke til at træne AI-modeller.

Sådan trækker du adgangen tilbage

Du kan til enhver tid fjerne Payfriends adgang under Indstillinger → E-mailintegrationer. Når du gør det, stopper Payfriend med at hente nye meddelelser fra kontoen, og den tilknyttede adgang tilbagekaldes eller deaktiveres. Allerede indsamlede bilag forbliver i din konto, indtil du sletter dem eller opsiger abonnementet.

Du kan også fjerne adgangen direkte hos leverandøren:

Er du administrator i et Microsoft 365-miljø, kan du fjerne organisationens samtykke i Entra ID under Enterprise applications.

8. Overførsel til tredjelande

Vores primære databehandling foregår inden for EU/EØS. I det omfang data overføres til tredjelande (f.eks. via Stripe eller Twilio i USA), sikrer vi, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller anden godkendt mekanisme.

9. Dine rettigheder

Du har som registreret en række rettigheder i henhold til GDPR:

  • Ret til indsigt (art. 15): Du har ret til at få bekræftet, om vi behandler personoplysninger om dig, og i givet fald få adgang til oplysningerne samt en række yderligere informationer.
  • Ret til berigtigelse (art. 16): Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet uden unødig forsinkelse.
  • Ret til sletning (art. 17): Du har i visse tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  • Ret til begrænsning af behandling (art. 18): Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  • Ret til dataportabilitet (art. 20): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse til en anden dataansvarlig.
  • Ret til indsigelse (art. 21): Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
  • Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

For at udøve dine rettigheder kan du kontakte os på contact@payfriend.io. Vi besvarer din henvendelse inden for 30 dage.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Website: www.datatilsynet.dk

10. Cookies

Vi bruger cookies og lignende teknologier på payfriend.io. For en detaljeret beskrivelse af de cookies vi bruger, deres formål og varighed, se vores cookiepolitik.

11. Ændringer af privatlivspolitikken

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores praksis eller gældende lovgivning. Ved væsentlige ændringer vil vi informere dig via e-mail eller en synlig meddelelse på vores website. Vi anbefaler, at du regelmæssigt gennemgår denne side.

12. Kontakt

Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne privatlivspolitik, eller ønsker at udøve dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os:

Payfriend ApS (del af NextLab Ventures A/S)
CVR: 46385152
Lille Torv 2B, 3. tv, 8000 Aarhus C
E-mail: contact@payfriend.io
Telefon: 53 35 90 93