EAN-faktura til det offentlige: hvad sker der efter du har sendt den?

En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der sendes via NemHandel-infrastrukturen og er obligatorisk, når du fakturerer offentlige myndigheder i Danmark. Formatet hedder OIOUBL og sikrer, at din faktura kan læses og behandles automatisk hos modtageren. Kender du processen fra afsendelse til betaling, undgår du forsinkelser og holder bedre styr på din likviditet.

Hvad er en EAN-faktura?

En EAN-faktura er en struktureret, elektronisk faktura, der sendes digitalt til en offentlig myndighed via NemHandel. "EAN" står for European Article Number og refererer til den 13-cifrede identifikationskode, som alle offentlige institutioner i Danmark er tildelt. Fakturaen er ikke en PDF sendt på e-mail, men et maskinlæsbart XML-dokument i OIOUBL-format, som modtagerens system kan behandle automatisk.

Kravet om elektronisk fakturering til det offentlige gælder bredt: kommuner, regioner, statslige institutioner og mange offentligt ejede selskaber skal modtage fakturaer på denne måde. Det betyder, at du som freelancer eller SMV er nødt til at kende formatet, hvis du leverer ydelser til det offentlige.

EAN-nummer eller GLN: hvad er forskellen?

I daglig tale bruges "EAN-nummer" og "GLN-nummer" ofte om det samme, men teknisk set er GLN (Global Location Number) det korrekte udtryk for den 13-cifrede kode, som bruges i dag. EAN-nummeret er det historiske navn fra dengang, standarden primært blev brugt til stregkoder på varer.

I praksis er det ligegyldigt, hvad du kalder det: du finder den rette kode ved at slå modtagerens institution op på nemhandelsregistret via virk.dk. Koden skal stå på din faktura, ellers kan den ikke leveres.

Krav til indholdet på en EAN-faktura

En EAN-faktura skal indeholde en række obligatoriske felter for at blive godkendt. Mangler ét felt, afvises fakturaen automatisk af modtagerens system.

Ordrenummeret er særlig vigtigt: de fleste offentlige enheder kræver, at du angiver deres interne rekvisitions- eller ordrenummer, ellers sættes fakturaen på hold.

Sådan sender du en EAN-faktura trin for trin

Du behøver ikke selv at bygge et XML-dokument. De fleste faktureringssystemer håndterer formateringen, så du blot udfylder felterne som på en normal faktura.

1. 1

   Find EAN/GLN-nummeret

   på den offentlige enhed, du fakturerer. Bed altid din kontaktperson om at bekræfte nummeret og et eventuelt ordrenummer, inden du sender.
2. 2

   Opret fakturaen

   i dit faktureringsprogram med alle obligatoriske felter udfyldt.
3. 3

   Send via NemHandel

   Dit system konverterer fakturaen til OIOUBL-format og leverer den digitalt.
4. 4

   Gem kvittering for afsendelse

   Du skal kunne dokumentere, at fakturaen er afsendt.

Med Payfriends faktureringsmodul kan du oprette og sende EAN-fakturaer direkte og følge status på afsendelse og betaling fra ét sted.

Kan private virksomheder bruge EAN-fakturering?

Ja. EAN-fakturering via NemHandel er ikke forbeholdt det offentlige. Private virksomheder kan oprette sig som NemHandel-deltagere og modtage eller sende elektroniske fakturaer. Det er dog frivilligt for private virksomheder, og modparten skal acceptere formatet. Til fakturering mellem private virksomheder bruges ofte andre e-fakturaformater, men OIOUBL er teknisk set understøttet.

Overvejer du at tilbyde dine kunder elektronisk fakturering, kan du læse mere om mulighederne i vores faktura og bogføring-guide.

EAN-fakturaen er sendt: hvad sker der nu?

Her stopper de fleste guider. Men det er præcis her, det bliver afgørende for din likviditet.

Betalingsfristen. Offentlige myndigheder er underlagt lovbestemte betalingsfrister. Sørg for, at din faktura angiver en klar forfaldsdato, og notér den i dit system, så du ved præcis, hvornår du forventer betaling.

Bogføring. Husk at fakturaen skal bogføres korrekt, også inden betalingen er modtaget. Ifølge bogføringsloven §10 skal regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.