Hvornår gælder digital bogføring for din virksomhed, og hvad betyder det for dine betalinger?

Digital bogføring er ikke længere valgfrit for de fleste danske virksomheder. Den nye bogføringslov, der trådte i kraft i 2022, indfører et krav om, at erhvervsdrivende skal registrere og opbevare deres regnskabsmateriale digitalt i et godkendt system. Kravet rulles ud i etaper afhængigt af din virksomhedstype, og konsekvenserne rækker langt ud over selve bogholderiet: det påvirker direkte, hvordan dine ind- og udbetalinger håndteres fra dag ét.

Hvad er den nye bogføringslov, og hvorfor kom den?

Bogføringsloven fra 2022 erstatter den tidligere lov og sætter for første gang et eksplicit krav om, at bogføring skal ske digitalt. Formålet er at øge transparensen i dansk erhvervsliv, reducere sort arbejde og gøre det lettere for Erhvervsstyrelsen at kontrollere, at virksomheder overholder reglerne.

Loven gælder ifølge bogføringsloven §1 for "erhvervsdrivende virksomheder etableret her i landet af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold." Det er med andre ord en bred lov, der i udgangspunktet omfatter alt fra store selskaber til enkeltmandsvirksomheder.

Et centralt begreb i loven er det registrerede bogføringssystem: et digitalt system, der er godkendt og anmeldt til Erhvervsstyrelsen, og som lever op til en række tekniske krav om bl.a. sikkerhed, dataformat og automatisk backup. Det er ikke nok at bruge et tilfældigt regneark eller en simpel fakturamappe.

Du kan læse mere om, hvad loven kræver af din daglige faktura- og bogføringspraksis, i vores bogføringsguide til faktura og bogføring.

Hvornår gælder kravet for din virksomhedstype?

Loven indfases i to overordnede bølger, og det er afgørende at kende din virksomheds kategori:

Selskaber og større virksomheder

Virksomheder, der er bogføringspligtige efter årsregnskabsloven, og som anvender et digitalt bogføringssystem, skal bruge et registreret bogføringssystem. For selskaber (ApS, A/S m.fl.) gælder kravet fra 1. juli 2024, hvis virksomheden har et regnskabsår, der starter den 1. juli 2024 eller senere.

Personligt ejede virksomheder og enkeltmandsvirksomheder

For personligt ejede virksomheder, herunder enkeltmandsvirksomheder, er fristen sat til 1. januar 2026. Det giver denne gruppe lidt mere tid til at forberede sig, men det er vigtigt at komme i gang i god tid, da skiftet til et nyt system kræver opsætning, test og tilpasning af arbejdsgange.

Overblik over fristerne

Vær opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen løbende opdaterer vejledningen. Tjek altid den seneste information på Erhvervsstyrelsen og bogføringsloven på virk.dk.

Hvem er undtaget fra kravet om digital bogføring?

Ikke alle virksomheder er omfattet af kravet om et registreret bogføringssystem. Der gælder visse undtagelser, som det er værd at kende.

Virksomheder, der ikke er bogføringspligtige efter årsregnskabsloven, og som ikke frivilligt anvender et digitalt bogføringssystem, er ikke forpligtede til at bruge et registreret system. Det kan fx gælde meget små virksomheder med begrænset omsætning.

Derudover er foreninger og organisationer, der ikke driver erhvervsvirksomhed, som udgangspunkt ikke omfattet af loven på samme måde som kommercielle virksomheder. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din virksomhed er undtaget, bør du rådføre dig med en revisor eller regnskabskyndig.

Husk dog, at bogføringsloven §10 stiller krav til alle bogføringspligtige om, at "regnskabsmaterialet skal opbevares på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører." Det gælder uanset om du er undtaget fra kravet om et registreret system.

Hvad kræver loven af dit bogføringssystem?

Et registreret bogføringssystem skal leve op til en række konkrete tekniske krav. Systemet skal bl.a. kunne:

• Registrere og gemme alle transaktioner løbende og i kronologisk rækkefølge
• Opbevare bilag digitalt og knytte dem til de relevante posteringer
• Sikre automatisk backup, så data ikke går tabt
• Eksportere data i et standardiseret format, som myndighederne kan læse

• Overholde kravene til opbevaring i Danmark, jf

  bogføringsloven §12, som fastslår at "regnskabsmaterialet skal opbevares her i landet"

Det er Erhvervsstyrelsen, der godkender og fører register over de systemer, der lever op til kravene. Når du vælger et system, bør du altid kontrollere, at det er optaget i Erhvervsstyrelsens register.

Payfriends automatiserede bogføringsfunktion er designet til at understøtte netop disse krav, så du ikke selv skal holde styr på de tekniske detaljer.

Hvad betyder det i praksis for dine betalinger og pengestrøm?

Her er det, mange vejledninger om bogføringsloven overser: kravet om digital bogføring handler ikke kun om at gemme data korrekt. Det påvirker direkte, hvordan dine daglige ind- og udbetalinger fungerer.

Når dit bogføringssystem er digitalt og integreret med din betalingsløsning, sker der noget vigtigt: betalinger og bogføring hænger automatisk sammen. Når en kunde betaler en faktura, registreres betalingen med det samme i bogholderiet. Du slipper for manuel afstemning, og du kan til enhver tid se den reelle likviditetsstatus i din virksomhed.

Omvendt, hvis du bruger et system, der ikke er integreret, risikerer du:

• Forsinkede betalingsoverblik, fordi data skal tastes manuelt
• Fejl i afstemningen, der opdages for sent
• Manglende overblik over, hvilke fakturaer der er betalt, og hvilke der er forfaldne

Et godt eksempel er bankafstemning: når din bank og dit bogføringssystem taler sammen, kan du med få klik se, om der er uoverensstemmelser mellem dine bogførte transaktioner og din bankkonto. Det er ikke bare en bekvemmelighed, det er en forudsætning for at have styr på likviditeten.

Og likviditetsoverblik er direkte koblet til din evne til at betale til tiden og til at følge op på kunder, der ikke betaler. Du kan læse mere om, hvordan du håndterer rykkere og opkrævning effektivt i Payfriend.

Sådan forbereder du dig inden fristen

Uanset om din frist er 1. juli 2024 eller 1. januar 2026, er det klogt at starte forberedelserne i god tid. Her er en praktisk tjekliste: