Hvad er en kreditnota, og hvad sker der med pengene bagefter?

En kreditnota er et officielt regnskabsdokument, der annullerer eller reducerer en faktura, du allerede har sendt til en kunde. Tænk på den som en "negativ faktura" (på engelsk: credit note): den nulstiller det beløb, kunden skylder dig, enten helt eller delvist. Det er den korrekte og lovlige måde at rette en fejl på en faktura eller at registrere en returneret vare.

De fleste guides stopper her. Denne artikel gør ikke, for det vigtigste spørgsmål er ofte: hvad sker der med pengene bagefter, og hvornår rammer de din konto?

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er modstykket til en faktura. Hvor en faktura registrerer et tilgodehavende, registrerer kreditnotaen en gæld tilbage til kunden. Dokumentet har samme juridiske vægt som en faktura og indgår i dit regnskabsmateriale på lige fod.

Du hører også betegnelserne "negativ faktura" og "credit note" brugt om det samme dokument. Alle tre udtryk dækker den samme funktion: at tilbageføre et beløb, der allerede er faktureret.

Udfyld din kreditnota her

Brug skabelonen nedenfor til at oprette en kreditnota direkte. Den guider dig igennem de obligatoriske felter og beregner automatisk moms og totaler.

Vil du lave det manuelt? Formlen er enkel: kreditnotaens beløb ekskl. moms plus 25 pct. moms (jf. momslovens §33) giver det samlede beløb, kunden har til gode.

Eksempel: Du har faktureret 2.000 kr. ekskl. moms for en vare, kunden returnerer. Kreditnotaen lyder på 2.000 kr. ekskl. moms + 500 kr. moms = 2.500 kr. i alt. Det er præcis det beløb, du enten tilbagebetaler kontant eller modregner i næste faktura.

Hvornår skal du udstede en kreditnota?

Du skal udstede en kreditnota, når du har brug for at korrigere en allerede udsendt faktura. De hyppigste situationer er:

• Fejl på fakturaen

  forkert pris, forkert antal eller forkert kunde.

• Returneret vare

  kunden sender varen retur og skal have pengene tilbage.

• Aftalt rabat efter fakturering

  I har aftalt en prisjustering, efter fakturaen er sendt.

• Annullering af en ordre

  opgaven falder bort, men fakturaen er allerede udstedt.

Du må aldrig blot slette eller overskrive en faktura, der er sendt. Det er i strid med bogføringsloven, og det skaber uoverensstemmelser i dit momsregnskab. Kreditnotaen er den rette vej.

Hvad skal en kreditnota indeholde?

En kreditnota skal indeholde de samme grundoplysninger som en faktura, plus en tydelig reference til den faktura, den tilbagekalder eller reducerer.

Er din virksomhed momsregistreret, skal kreditnotaen altid indeholde momsoplysninger. Bundgrænsen for momspligt er 50.000 kr. i årlig omsætning, jf. momslovens §48.

Du kan håndtere hele processen fra faktureringsfunktionen i Payfriend, som sikrer, at alle obligatoriske felter er med fra starten.

Hvad sker der med pengene efter kreditnotaen er sendt?

Her er det, de fleste artikler springer over. En kreditnota er ikke en betaling, den er en instruktion. Pengene bevæger sig ikke automatisk, når du sender dokumentet. Du har tre muligheder:

Likviditetseffekten du skal holde øje med

Hvis du tilbagebetaler kontant, forlader pengene din konto, inden du måske har modtaget dem fra andre kunder. Kombinerer du mange kreditnotaer med lange betalingsfrister på dine øvrige fakturaer, kan det presse din kassebeholdning. Hold styr på det løbende i Payfriends betalingsoverblik, så du ser refusioner og indbetalinger samlet.

Kreditnota når kunden aldrig har betalt

Skal man lave en kreditnota, hvis kunden ikke har betalt? Ja. Selv om kunden endnu ikke har betalt fakturaen, er den bogført som et tilgodehavende i dit regnskab. Kreditnotaen nulstiller dette tilgodehavende korrekt.

Uden kreditnotaen vil fakturaen fortsat stå som udestående, og du risikerer at indberette for meget moms til Skattestyrelsen. Kreditnotaen sikrer, at momsregnskabet stemmer, uanset om penge har skiftet hænder.

Bogføring og opbevaring af kreditnotaer

En kreditnota bogføres som en tilbageførsel af den oprindelige faktura. I praksis debiteres din omsætningskonto og krediteres debitorkontoens tilgodehavende med kreditnotaens beløb ekskl. moms, mens momskontoen justeres tilsvarende.

Kreditnotaen er regnskabsmateriale og skal opbevares i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringslovens §10.

Bruger du Payfriends bogføringsfunktion, registreres kreditnotaen automatisk og kobles til den originale faktura, så du altid har et komplet revisionsspor. Du finder den fulde guide til faktura og bogføring i vores faktura og bogføring-guide.

Læs mere om reglerne direkte i bogføringsloven på retsinformation.dk og find vejledning om kreditnotaer og moms på skat.dk.