Hvad er et EAN-nummer, og hvad betyder det for din fakturering til det offentlige?

Et EAN-nummer er en 13-cifret identifikationskode der bruges til at sende elektroniske fakturaer til offentlige myndigheder og institutioner i Danmark. Uden det rigtige EAN-nummer kan din faktura slet ikke behandles af den offentlige modtager. Og det er præcis her, mange SMV'er mister overblikket over, hvornår pengene faktisk lander.

Hvad er et EAN-nummer, og hvad står forkortelsen for?

EAN står for "European Article Number" og er en international standard for stregkoder og lokationsnumre. I en dansk fakturakontekst bruges EAN-nummeret som en unik adresse, der identificerer den specifikke enhed i det offentlige, du sender din faktura til. Det kan være en skole, en afdeling på et hospital eller en kommunal forvaltning.

Nummeret er altid præcis 13 cifre langt og starter typisk med 5798 for danske offentlige enheder. Det er ikke bare et nummer til identifikation, det er selve adressen på din e-faktura.

EAN eller GLN: hvad er forskellen?

EAN og GLN (Global Location Number) er i praksis det samme. GLN er det nyere og globalt anerkendte navn for den samme 13-cifrede standard, som administreres af organisationen GS1. I Danmark bruges betegnelsen EAN-nummer stadig i daglig tale, særligt i forbindelse med offentlig fakturering, mens GLN er den tekniske betegnelse du møder i internationale sammenhænge.

Du behøver ikke bekymre dig om, hvad du kalder det. Nummeret er identisk, uanset om du skriver EAN eller GLN på din faktura.

Hvem skal have et EAN-nummer?

Alle offentlige myndigheder, institutioner og statslige virksomheder i Danmark er ved lov forpligtet til at modtage elektroniske fakturaer via EAN-systemet. Det betyder, at du som privat leverandør til det offentlige er nødt til at sende din faktura elektronisk med modtagerens EAN-nummer, ellers bliver den afvist.

Private virksomheder kan også anskaffe sig et eget EAN-nummer (GLN) via GS1 Danmark, men det er ikke et krav. Det kan dog være en fordel, hvis du ønsker at modtage elektroniske fakturaer fra kunder der bruger EAN-baserede systemer.

Sådan finder du en virksomheds EAN-nummer

Det nemmeste sted at finde en offentlig institutions EAN-nummer er på Nemhandelsregistret (virk.dk), hvor alle registrerede offentlige enheder er opført med deres EAN-nummer. Du kan søge på navn, CVR-nummer eller adresse.

Du kan også spørge direkte hos den enhed du skal fakturere. Mange offentlige institutioner oplyser EAN-nummeret på deres hjemmeside under "leverandøroplysninger" eller "fakturering". Husk at et hospital, en skole eller en kommunal afdeling kan have flere forskellige EAN-numre, ét for hvert budgetsted.

Sådan får din virksomhed sit eget EAN-nummer via GS1

Vil du som privat virksomhed have dit eget GLN/EAN-nummer, sker det via GS1 Danmark. Du opretter et medlemskab, og GS1 tildeler dig et unikt nummer. Der er et engangsgebyr og et årligt abonnement, og prisen afhænger af din virksomheds størrelse. Tjek de aktuelle priser direkte hos GS1 Danmark, da de opdateres løbende.

EAN-nummeret og e-faktura: sådan hænger det sammen

Når du sender en faktura til en offentlig myndighed, skal den sendes som en elektronisk faktura (e-faktura) via Nemhandel-infrastrukturen. EAN-nummeret er den adresse, din faktura bliver routet til. Uden det rigtige nummer lander fakturaen ingensteds.

Din fakturering skal altså indeholde modtagerens EAN-nummer i det rigtige felt, og fakturaen skal opfylde kravene til OIOUBL-formatet, som er den danske standard for offentlig e-fakturering. Det lyder teknisk, men de fleste moderne fakturasystemer håndterer formateringen automatisk. Læs mere om, hvordan du sætter det hele op i vores faktura og bogføring guide.

Fra faktura sendt til penge i banken: hvad sker der bagefter?

Her er det, de fleste artikler om EAN-numre stopper. Men for dig som SMV er det, der sker efter afsendelsen, mindst lige så vigtigt.

Når din e-faktura lander hos den offentlige modtager, går den typisk igennem en intern godkendelsesproces. Det kan tage dage eller uger afhængigt af institutionen. Først når fakturaen er godkendt internt, starter betalingsfristen. For aftaler mellem erhvervsdrivende gælder det, at den aftalte betalingsfrist ikke kan overstige 30 dage fra det tidspunkt, da du har afsendt eller fremsat anmodning om betaling, jf. renteloven §3a.

Det betyder i praksis, at du kan vente op til 30 dage fra afsendelse, og dertil kan der komme interne behandlingsdage. For din likviditet er det afgørende, at du holder styr på, hvornår fristen udløber, og hvornår du eventuelt skal følge op.

Betaler den offentlige modtager for sent, har du ret til at opkræve morarenter. Og hvis du sender en rykker, kan du opkræve et rykkergebyr. Sæt dig ind i dine rettigheder, og brug et system der giver dig overblik over udestående betalinger automatisk.

Med Payfriends betalingsoverblik kan du se præcis hvilke fakturaer der afventer betaling, og hvornår fristen udløber. Og med bankafstemning ved du med det samme, når beløbet faktisk er landet på din konto, så du ikke bruger tid på manuel opfølgning.