Hvad er kontering, og hvordan gør du det rigtigt i din virksomhed?

Kontering er den konkrete handling, hvor du beslutter, hvilken konto en udgift eller indtægt skal placeres på i dit regnskab. Det er ikke abstrakt teori, men noget du eller din medarbejder gør, hver gang I behandler en kvittering fra et kundemøde, en rejseafregning eller en leverandørfaktura. Når konteringen er korrekt, hænger hele din bogføring og dit momsregnskab automatisk bedre sammen.

Hvad er kontering, kort forklaret?

Kontering betyder, at du tildeler en transaktion en specifik kontonummer-kode fra din virksomheds kontoplan. Forestil dig, at du har betalt frokost under et kundemøde. Konteringen er det øjeblik, du bestemmer, at udgiften hører til under "Repræsentation" fremfor "Rejseomkostninger" eller "Kontorartikler".

Det lyder simpelt, men valget har konsekvenser for din moms, din skat og dit overblik over, hvad virksomheden bruger penge på.

Kontering og kontoplanen hænger sammen

En kontoplan er en struktureret liste over alle de konti, din virksomhed bruger til at kategorisere indtægter og udgifter. Tænk på den som en indholdsfortegnelse over dit regnskab. Hver konto har et nummer og et navn, fx "1000 Varesalg" eller "4200 Rejse og transport".

Når du konterer, vælger du altså den rigtige linje i den indholdsfortegnelse. Mange danske SMV'ere bruger en standardkontoplan som fx Erhvervsstyrelsens, men du kan tilpasse den til din branche. En tydelig kontoplan gør det lettere at finde fejl og sammenligne perioder.

Eksempel på en simpel kontoplan

Debet og kredit: sådan fordeler du beløbet

Debet og kredit er de to sider i et dobbelt bogholderi. Hver postering har to sider, der altid går op i nul. Det lyder teknisk, men i praksis er det ret logisk:

• Debet

  forøger en udgifts- eller aktivkonto (fx "du brugte penge på rejser").

• Kredit

  formindsker en aktivkonto eller forøger en gælds- eller indtægtskonto (fx "din bankkonto faldt tilsvarende").

Når du betaler en leverandørfaktura på 1.000 kr. ekskl. moms, debiterer du din udgiftskonto med 1.000 kr. og krediterer din bankkonto med 1.250 kr. (inkl. 25 pct. moms, jf. momsloven §33), mens momsbeløbet på 250 kr. lander på din momskonto. Det er kontering i praksis.

Formålet med kontering: overblik, moms og compliance

Korrekt kontering tjener tre formål i din hverdag som virksomhedsejer.

Overblik: Når alle udgifter er placeret på de rigtige konti, kan du med ét blik se, hvad virksomheden bruger på rejser, markedsføring eller varekøb. Det er grundlaget for god budgetopfølgning.

Moms: Momsen beregnes automatisk korrekt, når du konterer rigtigt. Vælger du den forkerte konto, risikerer du at trække moms fra på udgifter, der ikke er momsfradragsberettigede, fx repræsentation, hvor fradraget er begrænset. Du kan læse mere om momsreglerne hos Skattestyrelsen på skat.dk.

Compliance: Bogføringsloven stiller krav om, at regnskabsmaterialet opbevares forsvarligt. Korrekt kontering er forudsætningen for, at dit regnskab kan revideres og godkendes. Læs mere om kravene i vores guide til faktura og bogføring.

Sådan konterer du en faktura i praksis

Her er et konkret eksempel fra en typisk SMV-hverdag:

Din medarbejder har holdt et møde med en potentiel kunde og betalt frokost for 500 kr. ekskl. moms. Hun afleverer kvitteringen som et udlæg.

1. 1

   Identificér beløbet og momsen

   500 kr. ekskl. moms + 125 kr. moms = 625 kr. i alt.
2. 2

   Vælg den rigtige konto

   Frokost med kunder hører under "Repræsentation", ikke "Personaleomkostninger".
3. 3

   Opret bilaget

   Kvitteringen er dit dokumentationsgrundlag og skal gemmes. Med Payfriends bilagshåndtering kan du fotografere kvitteringen med det samme og knytte den direkte til posteringen.
4. 4

   Bogfør posteringen

   Debet repræsentationskonto 500 kr., debet momskonto 125 kr., kredit bank/mellemregning 625 kr.

Det samme princip gælder for en rejseafregning eller en leverandørfaktura. Forskellen er blot, hvilken udgiftskonto du vælger.

Vil du automatisere processen, kan Payfriends bogføringsfunktion håndtere store dele af konteringen automatisk, så du slipper for manuel indtastning.

Hvad er forskellen på kontering og bogføring?

Det er et klassisk spørgsmål, og svaret er: kontering er en del af bogføringen, men ikke det samme.

Kontering er selve beslutningen om, hvilken konto en transaktion tilhører.

Bogføring er den samlede proces, der registrerer transaktionen i regnskabet med dato, beløb, kontonummer og bilagsreference.

Du kan tænke på det sådan: kontering er at sætte den rigtige adresse på et brev, og bogføring er at sende det afsted og arkivere en kopi. Uden korrekt kontering ender bogføringen på den forkerte konto, og hele regnskabet bliver skævt.

Når du sender en faktura til en kunde, starter processen allerede der. Payfriends faktureringsfunktion kan hjælpe dig med at holde styr på, hvilke fakturaer der er betalt, og sikre at betalingerne lander rigtigt i bogføringen.

Næste skridt

Vil du have et system, der hjælper dig med kontering og bogføring i hverdagen uden at du skal huske det hele selv? Kontakt Payfriend og få en snak om, hvordan vi kan gøre din fakturahåndtering og bogføring mere automatisk og fejlfri.