Sådan bruger du en ansættelseskontrakt skabelon — fra underskrift til første lønudbetaling
En ansættelseskontrakt skabelon formaliserer aftalen mellem dig og din nye medarbejder og er obligatorisk i langt de fleste ansættelsesforhold. Artiklen giver dig skabelonen og det praktiske overblik fra underskrift til første lønudbetaling.
Skrevet af Victor Brøgger
En ansættelseskontrakt skabelon er det dokument, der formaliserer aftalen mellem dig som arbejdsgiver og din nye medarbejder — og som ifølge ansættelsesbevisloven er obligatorisk i langt de fleste ansættelsesforhold. Mange arbejdsgivere stopper, når kontrakten er underskrevet. Det er præcis dér, de vigtigste praktiske skridt begynder: skatteoplysninger skal indhentes, lønnen skal opsættes, og medarbejderen skal have sin første udbetaling til tiden.
Denne artikel giver dig både skabelonen og det overblik, du mangler bagefter.
Hvad er en ansættelseskontrakt — og hvem har pligt til at udstede den?
En ansættelseskontrakt (også kaldet et ansættelsesbevis) er en skriftlig aftale, der fastlægger vilkårene for et ansættelsesforhold. Pligten til at udstede den følger af ansættelsesbevisloven (lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet).
Reglerne blev skærpet ved lov nr. 672 af 31. maj 2022, som implementerede EU's arbejdsvilkårsdirektiv (direktiv 2019/1152) og trådte i kraft 1. juli 2022. Loven gælder for lønmodtagere, hvis ansættelsesforhold har en varighed på mere end én måned, og hvis arbejdstid udgør i gennemsnit mere end 3 timer om ugen i en referenceperiode på 4 på hinanden følgende uger. Den tidligere grænse på otte timer er ophævet. Opfylder ansættelsen begge betingelser, har du pligt til at udstede et skriftligt ansættelsesbevis.
Mangler du overblik over dine medarbejdere og deres ansættelsesvilkår? Payfriends kundestyring giver dig ét samlet sted at holde styr på alle relationer.
Funktionær eller timelønnet — hvilken skabelon skal du bruge?
Valget af skabelon afhænger primært af, om medarbejderen er funktionær eller timelønnet.
Ansættelseskontrakt til funktionær
En funktionær er en lønmodtager, der primært udfører handels- eller kontorarbejde, teknisk eller klinisk bistandsarbejde eller lignende — som defineret i funktionærloven. Funktionærer har særlige rettigheder — fx opsigelsesvarsel og ret til løn under sygdom — som skal afspejles i kontrakten.
Ansættelseskontrakt til timelønnet
Timelønnede ansættes typisk på en variabel arbejdstid og har ikke automatisk funktionærrettigheder. Her er det vigtigt at præcisere timeløn, overarbejdsbetaling og eventuelle minimumsgarantier for arbejdstimer.
| Ansættelsestype | Særlige opmærksomhedspunkter |
|---|---|
| Funktionær | Opsigelsesvarsel (funktionærloven), løn under sygdom, evt. bonus |
| Timelønnet | Timesats, minimumsgaranti, overarbejde |
| Deltid | Forholdsmæssige rettigheder, arbejdstidsfordeling |
Det skal kontrakten indeholde ifølge ansættelsesbevisloven
Ansættelsesbevisloven stiller krav om, at en række oplysninger fremgår af kontrakten. Herunder de vigtigste punkter, du skal sikre er med:
- Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse
- Arbejdsstedets beliggenhed
- Beskrivelse af arbejdet eller stillingsbetegnelse
- Ansættelsesforholdets begyndelsestidspunkt
- Ansættelsesforholdets forventede varighed (ved tidsbegrænset ansættelse)
- Løn, tillæg og udbetalingstidspunkt
- Den normale daglige eller ugentlige arbejdstid
- Varighed af betalt ferie
- Opsigelsesvarsler
- Gældende kollektive overenskomster, hvis relevant
Vil du have et komplet overblik over din virksomheds økonomi og lønudgifter samlet ét sted, kan Payfriends analytics-dashboard hjælpe dig med nøgletallene.
Hvornår skal medarbejderen have kontrakten?
Ansættelsesbevisloven opererer med lovbestemte frister for, hvornår oplysningerne skal udleveres. Den præcise opdeling fremgår af lov nr. 672 af 31. maj 2022, som trådte i kraft 1. juli 2022: de vigtigste oplysninger — herunder løn, arbejdstid og arbejdssted — skal udleveres senest syv dage efter ansættelsesforholdets begyndelse, mens det samlede ansættelsesbevis skal være udleveret senest én måned efter første arbejdsdag.
Udsted kontrakten gerne allerede på dag ét. Det er god praksis, det skaber tryghed, og det fjerner risikoen for at glemme det.
Hent din gratis ansættelseskontrakt skabelon (Word og PDF)
En god skabelon til ansættelseskontrakt dækker alle lovpligtige punkter og er nem at tilpasse til din specifikke situation. Herunder finder du to versioner:
- Gratis ansættelseskontrakt skabelon (Word) — redigerbar, så du kan tilpasse løn, arbejdstid og særlige vilkår direkte i dokumentet.
- Gratis ansættelseskontrakt skabelon (PDF) — klar til print og underskrift, egnet til ansættelser med standardvilkår.
Download: Ansættelseskontrakt skabelon Word | Ansættelseskontrakt skabelon PDF
Begge skabeloner er udformet med udgangspunkt i ansættelsesbevisloven og dækker både funktionæransættelse og timelønnede. Husk at tilpasse dem til eventuelle overenskomster, der gælder i din branche.
Husk også, at en korrekt faktura og bogføring af lønudgifter er en del af det samlede billede — læs vores faktura og bogføring guide for et komplet overblik.
Overenskomst, tavshedsklausul og konkurrenceklausul — hvornår er de relevante?
Ikke alle ansættelseskontrakter er ens. Her er tre tillæg, der ofte overses:
Overenskomst
Gælder en overenskomst for din branche, er du som udgangspunkt kun bundet af den, hvis din virksomhed har tiltrådt overenskomsten direkte eller via en arbejdsgiverorganisation. Tjek altid, om din branche er dækket, inden du fastsætter løn og vilkår. Virk.dk og relevante arbejdsgiverorganisationer kan vejlede.
Tavshedsklausul
En tavshedsklausul forpligter medarbejderen til ikke at videregive fortrolige forretningsoplysninger og kan indsættes direkte i ansættelseskontrakten. Vidtgående tavshedsklausuler, der reelt begrænser medarbejderens fremtidige erhvervsmuligheder, kan dog i visse tilfælde blive behandlet som ansættelsesklausuler med krav om kompensation. Rådfør dig med en jurist, hvis klausulen er bred i sit omfang.
Konkurrenceklausul
En konkurrenceklausul begrænser medarbejderens mulighed for at arbejde for konkurrenter efter ansættelsens ophør. Sådanne klausuler er reguleret af lov om ansættelsesklausuler (lov nr. 1565 af 15. december 2015, senest ændret ved lov nr. 480 af 22. maj 2024 med virkning fra 1. januar 2025), som bl.a. skærpede reglerne for konkurrenceklausuler og kundeklausuler. Klausulerne kræver særskilt kompensation — brug altid en jurist, hvis du overvejer at inkludere en, og sørg for at anvende den opdaterede lovgivning.
Fra underskrevet kontrakt til første lønudbetaling — de næste skridt
Her er det, de fleste guider ikke fortæller dig: kontrakten er kun begyndelsen. Når underskriften er på plads, venter en praktisk tjekliste:
1. Indhent skatteoplysninger
Bed medarbejderen om at trække sit skattekort til din virksomhed via skat.dk. Uden et gyldigt skattekort skal du som arbejdsgiver anvende trækprocenten uden kort — tjek den gældende sats på skat.dk, da den kan ændre sig.
2. Opret medarbejderen i lønsystemet
Registrer navn, CPR-nummer, løn, arbejdstimer og lønperiode. Sørg for, at lønkørslen er sat op korrekt, inden første lønperiode lukker.
3. Anmeld til eIndkomst
Al løn skal indberettes til SKAT via eIndkomst inden for de lovbestemte frister. Indberetningen sker automatisk, hvis du bruger et godkendt lønsystem — tjek de præcise frister på skat.dk.
4. Tilmeld til ATP og evt. pension
De fleste lønmodtagere skal tilmeldes ATP. ATP-bidragspligten afhænger af ansættelsesforholdet og lønperiodens timetal — reglerne er baseret på ATP's bidragsgrupper og gælder frem til folkepensionsalderen. Tjek de gældende regler direkte hos ATP. Undersøg desuden, om en overenskomst eller aftale kræver pensionsordning.
5. Udbetal løn til aftalt tid
Løn skal udbetales på den aftalte dato. Forsinket lønudbetaling kan have alvorlige konsekvenser: ud over eventuelle morarentekrav kan funktionærer fx kræve erstatning og i grove tilfælde betragte sig som bortvist. Sørg for, at din likviditet er på plads, så første lønudbetaling ikke skaber overraskelser. Payfriends automatisk opkrævning kan hjælpe dig med at holde styr på ind- og udbetalinger.
Vil du se Payfriend i aktion?
Book en demo og se hvordan platformen kan hjælpe din virksomhed.
Skrevet af Victor Brøgger
CTO, Payfriend
Ofte stillede spørgsmål
En ansættelseskontrakt skal som minimum indeholde parternes navne og adresser, arbejdsstedets beliggenhed, stillingsbeskrivelse, ansættelsesdato, løn og udbetalingstidspunkt, normal arbejdstid, ferie, opsigelsesvarsler og eventuelle gældende overenskomster. Kravene følger af ansættelsesbevisloven, som blev skærpet ved lov nr. 672 af 31. maj 2022, der implementerede EU's arbejdsvilkårsdirektiv. Brug en skabelon, der dækker alle lovpligtige punkter, og tilpas den til din medarbejders konkrete ansættelsestype.
En funktionærkontrakt bruges til medarbejdere, der primært udfører handels-, kontor- eller teknisk bistandsarbejde som defineret i funktionærloven, og skal afspejle de særlige rettigheder funktionærer har — herunder lovbestemte opsigelsesvarsler og ret til løn under sygdom. En timelønnet kontrakt bruges typisk ved variabel arbejdstid og kræver i stedet præcis angivelse af timesats, eventuelle minimumsgarantier for arbejdstimer og regler for overarbejde. Valget af skabelon afhænger altså af, hvilken ansættelsestype der er tale om.
Ifølge lov nr. 672 af 31. maj 2022 skal de vigtigste oplysninger — herunder løn, arbejdstid og arbejdssted — udleveres senest syv dage efter ansættelsesforholdets begyndelse, mens det samlede ansættelsesbevis skal være udleveret senest én måned efter første arbejdsdag. Det er god praksis at udstede kontrakten allerede på dag ét, så begge parter er trygge fra starten.
Ja, en ansættelseskontrakt er gyldig og lovpligtig uanset om der gælder en overenskomst eller ej. En overenskomst er kun bindende for din virksomhed, hvis du har tiltrådt den direkte eller via en arbejdsgiverorganisation — ellers fastsætter du løn og vilkår frit inden for lovgivningens rammer. Tjek altid om din branche er overenskomstdækket, inden du udformer kontrakten.
Væsentlige ændringer i ansættelsesvilkårene kræver som udgangspunkt medarbejderens accept, og i mange tilfælde skal ændringerne varsles med det gældende opsigelsesvarsel. Mindre præciseringer eller rettelser af åbenlyse fejl kan typisk aftales løbende, men bør altid dokumenteres skriftligt som et tillæg til den oprindelige kontrakt. Er du i tvivl om, hvad der udgør en væsentlig ændring, bør du søge juridisk rådgivning.
Flere artikler
Se alle
4 minRykker: hvad den må koste, og hvad du skal gøre
En rykker må koste 100 kr., højst tre gange med 10 dage imellem. Få reglerne, forskellen på rykker og inkassovarsel, og hvad du gør hvis kravet er forkert.
1 minHvad laver en revisor – og hvordan sparer du tid og penge på revisorregningen?
En revisor kontrollerer og kvalitetssikrer din virksomheds regnskaber – og i mange tilfælde er det lovpligtigt. Lær hvad revisoren laver, hvad det koster, og hvordan god fakturastyring sænker din revisorregning.
1 minØkonomistyring i hverdagen — sådan ser det faktisk ud for en lille virksomhed
Økonomistyring handler ikke om tykke rapporter — det handler om at kende din pengestrøm, følge dit budget og reagere hurtigt. Her er den praktiske guide til dig som driver en lille virksomhed.