Handelsbetingelser

Senest opdateret: 6. april 2026
Gælder fra: 15. april 2026
Version: 1.0

1. Aftalens parter og omfang

1.1 Parter

Disse handelsbetingelser ("Betingelserne") udgør en bindende aftale mellem:

Leverandøren:Payfriend ApS, CVR-nr. 46385152, Lille Torv 2B, 3. tv, 8000 Aarhus C (del af NextLab Ventures A/S), herefter "Payfriend"

Kunden:Den juridiske enhed eller person, der opretter en konto og accepterer disse Betingelser, herefter "Kunden"

PayFriend og Kunden benævnes samlet "Parterne" og enkeltvis en "Part".

1.2 Aftalens omfang

Betingelserne regulerer Kundens adgang til og brug af PayFriends cloud-baserede platform til økonomistyring, fakturering, debitorstyring, bogføring og tilknyttede tjenester, herunder AI-funktionalitet ("Tjenesten").

1.3 Accept

Ved oprettelse af en konto, aktivering af en prøveperiode eller betaling for Tjenesten accepterer Kunden disse Betingelser i deres helhed. Hvis Kunden indgår aftalen på vegne af en virksomhed, indestår Kunden for at have bemyndigelse hertil.

1.4 Forrang

I tilfælde af modstrid mellem disse Betingelser og en separat skriftlig aftale mellem Parterne ("Individuel Aftale"), har den Individuelle Aftale forrang.

2. Tjenesten

2.1 Beskrivelse

PayFriend stiller en cloud-baseret softwareplatform til rådighed ("Tjenesten"), som kan omfatte, men ikke er begrænset til:

• Oprettelse og afsendelse af fakturaer
• Automatiseret rykkerforløb og debitorstyring
• AI-assisteret bogføring og kontering
• Bankintegration og -afstemning
• Digital Post-håndtering (NemBoks)
• Cashflow-forecast og økonomisk rapportering
• AI-baseret rådgivning og analyse
• Integration med tredjeparts regnskabssystemer
• Øvrige funktioner som beskrevet på PayFriends hjemmeside

2.2 Tilgængelighed

PayFriend tilstræber en oppetid på 99,5 % målt på månedsbasis, eksklusiv planlagt vedligeholdelse. Planlagt vedligeholdelse varsles med mindst 24 timers varsel, når det er praktisk muligt.

PayFriend er ikke ansvarlig for nedetid forårsaget af forhold uden for PayFriends kontrol, herunder tredjeparts infrastruktur, internetudbydere, eller force majeure-begivenheder (jf. punkt 13).

2.3 Ændringer i Tjenesten

PayFriend forbeholder sig retten til løbende at opdatere, forbedre og ændre Tjenesten, herunder tilføje eller fjerne funktionalitet. Væsentlige ændringer, der negativt påvirker Kundens brug, varsles med mindst 30 dages skriftligt varsel.

2.4 AI-funktionalitet

Tjenestens AI-funktionalitet er baseret på tredjeparts AI-modeller og -infrastruktur. AI-genereret indhold, herunder bogføringsforslag, rådgivning og analyser, er vejledende og udgør ikke professionel rådgivning. Kunden er ansvarlig for at verificere AI-genereret indhold.

PayFriend garanterer ikke bestemte resultater fra AI-funktionaliteten og fraskriver sig ansvar for beslutninger truffet på baggrund af AI-genereret indhold.

3. Prøveperiode

3.1 Gratis prøveperiode

PayFriend kan tilbyde en gratis prøveperiode ("Trial"). Prøveperiodens varighed fremgår ved tilmelding, typisk 14 dage.

3.2 Automatisk overgang

Ved prøveperiodens udløb overgår Kunden automatisk til et betalt abonnement, medmindre Kunden aktivt opsiger inden prøveperiodens udløb. Kunden informeres om den forestående overgang senest 3 dage før prøveperiodens udløb.

3.3 Funktionalitet i prøveperioden

PayFriend kan begrænse visse funktioner under prøveperioden. Eventuelle begrænsninger fremgår ved tilmelding.

4. Priser og betaling

4.1 Gældende priser

De til enhver tid gældende priser fremgår af PayFriends hjemmeside (payfriend.io/priser) og/eller Kundens aftalebekræftelse. Alle priser er angivet eksklusiv moms, medmindre andet udtrykkeligt fremgår.

4.2 Abonnementsperiode

Abonnementet løber i månedlige eller årlige perioder ("Abonnementsperioden"), afhængigt af Kundens valg ved tilmelding.

4.3 Betaling

Betaling opkræves forud for hver Abonnementsperiode via det betalingsmiddel, Kunden har registreret. Kunden er ansvarlig for at sikre, at betalingsoplysninger er korrekte og opdaterede.

4.4 Forsinket betaling

Ved forsinket betaling fremsendes en rykker med et rykkergebyr på op til 100 DKK i overensstemmelse med renteloven. Der pålægges morarenter fra forfaldsdatoen i henhold til rentelovens bestemmelser.

PayFriend kan suspendere Kundens adgang til Tjenesten, hvis betaling er forsinket med mere end 14 dage, efter forudgående skriftlig meddelelse.

4.5 Prisændringer — Generelt

PayFriend forbeholder sig retten til at ændre priserne for Tjenesten. Prisændringer varsles som følger:

For erhvervskunder (B2B):
Prisændringer varsles med mindst 30 dages skriftligt varsel via e-mail til den registrerede kontaktperson. Prisændringen træder i kraft ved næste Abonnementsperiodes begyndelse. Kunden kan opsige aftalen med virkning fra den dato, hvor prisændringen træder i kraft.

For forbrugerkunder (B2C):
Prisændringer varsles med mindst 3 månedersindividuelt varsel via e-mail. Varslet angiver klart de nye priser, konsekvenserne for Kundens abonnement, samt Kundens ret til at opsige inden prisændringen træder i kraft.

4.6 Prisændringer — Årlig regulering

PayFriend er berettiget til én gang årligt pr. 1. januar at regulere priserne i henhold til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Reguleringen baseres på den procentvise ændring i indekset fra oktober til oktober i det foregående kalenderår.

Sådanne prisreguleringer iht. nettoprisindekset kræver ikke særskilt varsel ud over offentliggørelse på PayFriends hjemmeside senest 30 dage før ikrafttrædelse, men kan aldrig overstige 5 % pr. år under denne bestemmelse.

4.7 Prisændringer — AI-infrastrukturomkostninger

Priserne for AI-funktionalitet er baseret på aktuelle compute-omkostninger fra underliggende AI-udbydere ("AI-infrastrukturomkostninger"). AI-infrastrukturomkostninger er underlagt betydelig markedsvolatilitet og ligger uden for PayFriends kontrol.

PayFriend forbeholder sig retten til at justere priserne for AI-funktionalitet med 30 dagesskriftligt varsel, såfremt de underliggende AI-infrastrukturomkostninger ændrer sig med mere end 15 %i forhold til det gældende prisniveau.

Ved prisstigninger som følge af ændrede AI-infrastrukturomkostninger har Kunden ret til at opsige aftalen med virkning fra den dato, hvor prisændringen træder i kraft.

4.8 Prisændringer — Tilføjelse af nye funktioner

PayFriend kan introducere nye funktioner, moduler eller tillægstjenester med selvstændig prissætning. Nye funktioner, der er tilvalgsbaserede (add-ons), påvirker ikke Kundens eksisterende abonnementspris. Nye funktioner, der integreres i eksisterende abonnementstiers, reguleres under punkt 4.5.

4.9 Prisgaranti — Founder's Club

Kunder, der er optaget i PayFriends Founder's Club-program, er garanteret den ved optagelsestidspunktet gældende pris i hele Kundens abonnementsperiode ("Lifetime Price Lock"), så længe abonnementet opretholdes uden afbrydelse. Denne prisgaranti kan ikke overdrages.

5. Opsigelse og ophør

5.1 Kundens opsigelse

Kunden kan til enhver tid opsige abonnementet via PayFriends platform eller ved skriftlig henvendelse til PayFriend.

Ved opsigelse løber abonnementet til udløbet af den igangværende Abonnementsperiode. Kunden har fuld adgang til Tjenesten indtil periodens udløb.

5.2 Ingen refundering

Forudbetalte abonnementsgebyrer refunderes ikke ved opsigelse. Der ydes ingen prorata-refundering for ubrugt tid inden for en Abonnementsperiode.

5.3 Fortrydelsesret (B2C)

Forbrugerkunder har 14 dages fortrydelsesret fra aftalens indgåelse i henhold til forbrugeraftaleloven, medmindre Kunden udtrykkeligt har samtykket til, at leveringen af den digitale tjeneste påbegyndes inden fortrydelsesfristens udløb, og har anerkendt, at fortrydelsesretten derved bortfalder.

5.4 PayFriends opsigelse

PayFriend kan opsige aftalen med 30 dages skriftligt varsel. Ved opsigelse fra PayFriends side refunderes forudbetalte gebyrer for den resterende del af Abonnementsperioden prorata.

5.5 Øjeblikkelig ophævelse

PayFriend kan ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning, hvis Kunden:

1. Væsentligt misligholder disse Betingelser, og misligholdelsen ikke er afhjulpet inden 14 dage efter skriftligt påkrav
2. Anvender Tjenesten i strid med gældende lovgivning
3. Går konkurs, indleder rekonstruktion, eller i øvrigt er insolvent
4. Anvender Tjenesten på en måde, der skader PayFriends systemer, andre kunders brug, eller PayFriends omdømme

5.6 Konsekvenser af ophør

Ved aftalens ophør, uanset årsag:

1. Ophører Kundens adgang til Tjenesten ved Abonnementsperiodens udløb (eller straks ved ophævelse)
2. Kunden kan eksportere sine data i en periode på 30 dageefter ophør ("Eksportperioden"). PayFriend yder rimelig assistance til dataeksport.
3. Efter Eksportperiodens udløb sletter PayFriend Kundens data, medmindre opbevaring er påkrævet i henhold til gældende lovgivning (herunder bogføringslovens krav)
4. Bestemmelser, der efter deres natur bør overleve ophør (herunder ansvarsbegrænsning, fortrolighed, databehandling), forbliver i kraft

6. Kundens forpligtelser

6.1 Kontoansvar

Kunden er ansvarlig for al aktivitet under sin konto og skal sikre, at loginoplysninger opbevares fortroligt. Kunden skal straks underrette PayFriend ved mistanke om uautoriseret adgang.

6.2 Lovlig brug

Kunden indestår for, at brugen af Tjenesten sker i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder men ikke begrænset til:

• Bogføringsloven
• Inkassoloven og renteloven (vedr. rykkere)
• Persondatalovgivningen (GDPR og databeskyttelsesloven)
• Skattelovgivningen
• Markedsføringsloven

6.3 Datakvalitet

Kunden er ansvarlig for nøjagtigheden og lovligheden af de data, Kunden indtaster eller overfører til Tjenesten. PayFriend er ikke ansvarlig for konsekvenser af fejlagtige eller ufuldstændige data leveret af Kunden.

6.4 AI-genereret indhold

Kunden anerkender, at AI-genereret indhold (herunder bogføringsforslag, rykkerforslag og analyser) er vejledende. Kunden er ansvarlig for at gennemgå og godkende AI-genererede handlinger, før de udføres, medmindre Kunden aktivt har tilvalgt automatiseret udførelse.

6.5 Acceptabel brug

Kunden må ikke:

1. Videosælge, sublicensere eller distribuere adgang til Tjenesten, medmindre der foreligger en skriftlig whitelabel-aftale
2. Forsøge at reverse-engineere, dekompilere eller adskille Tjenesten
3. Anvende Tjenesten til at udvikle konkurrerende produkter eller tjenester
4. Belaste Tjenestens infrastruktur urimeligt (herunder automatiseret scraping eller API-misbrug)
5. Omgå tekniske begrænsninger eller sikkerhedsforanstaltninger

7. Immaterielle rettigheder

7.1 PayFriends rettigheder

Alle immaterielle rettigheder til Tjenesten, herunder software, design, varemærker, databaser, algoritmer og AI-modeller, tilhører PayFriend eller PayFriends licensgivere. Intet i disse Betingelser overdrager immaterielle rettigheder til Kunden.

Kunden tildeles en ikke-eksklusiv, ikke-overdragelig, genkaldelig licens til at anvende Tjenesten i overensstemmelse med disse Betingelser i Abonnementsperioden.

7.2 Kundens data

Kunden bevarer alle rettigheder til de data, Kunden indtaster eller overfører til Tjenesten ("Kundedata"). Kunden giver PayFriend en begrænset licens til at behandle Kundedata med det formål at levere og forbedre Tjenesten.

7.3 Aggregerede og anonymiserede data

PayFriend er berettiget til at anvende aggregerede og anonymiserede data afledt af Kundens brug af Tjenesten til statistiske formål, produktforbedring, benchmarking og forskning, forudsat at sådanne data ikke kan henføres til Kunden eller dennes debitorer/kreditorer.

7.4 Feedback

Feedback, forslag eller idéer, som Kunden meddeler PayFriend vedrørende Tjenesten, kan frit anvendes af PayFriend uden kompensation eller forpligtelse over for Kunden.

8. Databehandling og persondata

8.1 Roller

Kunden er dataansvarlig for personoplysninger, der behandles via Tjenesten. PayFriend er databehandler og handler alene efter Kundens instruks i henhold til en separat databehandleraftale ("DPA"), der udgør en integreret del af disse Betingelser.

8.2 Databehandleraftale

Parterne indgår en databehandleraftale i overensstemmelse med GDPR artikel 28, der som minimum regulerer:

1. Formålet med og arten af behandlingen
2. Typer af personoplysninger og kategorier af registrerede
3. PayFriends forpligtelser vedrørende sikkerhedsforanstaltninger
4. Kundens instruktionsbeføjelser
5. Anvendelse af underdatabehandlere
6. Bistand ved databrud og konsekvensanalyser
7. Returnering eller sletning af data ved ophør

8.3 Underdatabehandlere

PayFriend anvender underdatabehandlere til levering af Tjenesten. En opdateret liste over underdatabehandlere er tilgængelig på PayFriends hjemmeside.

PayFriend varsler Kunden med mindst 30 dagesvarsel ved tilføjelse af nye underdatabehandlere. Kunden kan gøre indsigelse mod en ny underdatabehandler inden varselsperiodens udløb. Hvis indsigelsen ikke kan imødekommes, kan Kunden opsige aftalen med virkning fra datoen for den nye underdatabehandlers engagement.

8.4 Databrud

PayFriend underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest inden 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der berører Kundedata.

8.5 AI-træning

PayFriend anvender ikkeKundedata til træning af AI-modeller, medmindre Kunden udtrykkeligt har givet samtykke hertil. Aggregerede og anonymiserede data (jf. punkt 7.3) kan anvendes til forbedring af Tjenestens AI-funktionalitet.

9. Fortrolighed

9.1 Definition

"Fortrolige Oplysninger" omfatter alle oplysninger, som en Part modtager fra den anden Part, og som er markeret som fortrolige, eller som efter deres karakter må anses for fortrolige, herunder men ikke begrænset til forretningsplaner, kundedata, teknisk information, priser og vilkår.

9.2 Forpligtelser

Parterne forpligter sig til:

1. At behandle Fortrolige Oplysninger fortroligt
2. Kun at anvende Fortrolige Oplysninger til opfyldelse af aftalen
3. Ikke at videregive Fortrolige Oplysninger til tredjeparter uden forudgående skriftligt samtykke, med undtagelse af medarbejdere, rådgivere og underdatabehandlere med behov for adgang og underlagt tilsvarende fortrolighedsforpligtelser

9.3 Undtagelser

Fortrolighedsforpligtelsen gælder ikke oplysninger, der:

1. Er eller bliver offentligt tilgængelige uden Parts skyld
2. Allerede var i modtagerens besiddelse uden fortrolighedsforpligtelse
3. Modtages lovligt fra tredjepart uden fortrolighedsbegrænsning
4. Skal udleveres i henhold til lov, retskendelse eller myndighedspåbud

9.4 Varighed

Fortrolighedsforpligtelsen gælder i aftalens løbetid og i 2 årefter aftalens ophør.

10. Ansvarsbegrænsning

10.1 Ansvarsloft

PayFriends samlede ansvar over for Kunden for ethvert krav, der udspringer af eller relaterer sig til aftalen, er begrænset til det beløb, Kunden har betalt til PayFriend i de 12 måneder, der går forud for den skadevoldende hændelse.

For Kunder i gratis prøveperiode eller på gratis abonnementer er PayFriends samlede ansvar begrænset til 1.000 DKK.

10.2 Indirekte tab

PayFriend er under ingen omstændigheder ansvarlig for indirekte tab, herunder men ikke begrænset til:

1. Driftstab eller tabt fortjeneste
2. Tabte data (ud over genoprettelse fra backup, jf. punkt 2.2)
3. Tab af goodwill eller omdømme
4. Følgeskader eller tredjemandsansvar
5. Krav som følge af beslutninger truffet på baggrund af AI-genereret indhold

10.3 Undtagelser fra ansvarsbegrænsning

Ansvarsbegrænsningen i punkt 10.1 og 10.2 finder ikke anvendelse på:

1. Forsætlige eller groft uagtsomme handlinger
2. Brud på fortrolighedsforpligtelser (punkt 9)
3. Brud på immaterielle rettigheder (punkt 7)
4. Ansvar, der ikke kan begrænses i henhold til ufravigelig lovgivning

10.4 "AS IS"

Tjenesten leveres "som den er og forefindes" ("as is" og "as available"). PayFriend giver ingen garantier, hverken udtrykkelige eller underforståede, herunder garantier for salgbarhed, egnethed til et bestemt formål, eller at Tjenesten vil være fejlfri eller uafbrudt, i det omfang dette er tilladt efter gældende lovgivning.

11. Skadesløsholdelse

11.1 PayFriends skadesløsholdelse

PayFriend holder Kunden skadesløs for krav fra tredjeparter om, at Tjenesten krænker tredjepartens immaterielle rettigheder i Danmark, forudsat at Kunden:

1. Straks underretter PayFriend skriftligt om kravet
2. Giver PayFriend enerådig kontrol over forsvaret og eventuelle forlig
3. Yder rimelig bistand til PayFriends forsvar

11.2 Kundens skadesløsholdelse

Kunden holder PayFriend skadesløs for krav fra tredjeparter, der udspringer af:

1. Kundens brug af Tjenesten i strid med disse Betingelser eller gældende lovgivning
2. Kundedata, der krænker tredjepartens rettigheder
3. Kundens manglende overholdelse af gældende lovgivning, herunder persondatalovgivning

12. Whitelabel- og partneraftaler

12.1 Whitelabel

Kunder, der anvender Tjenesten under en whitelabel- eller partneraftale, er underlagt disse Betingelser samt de supplerende vilkår i den individuelle whitelabel-/partneraftale.

12.2 Partnerens ansvar

Whitelabel-partnere er ansvarlige for at sikre, at deres slutkunder ("Slutbrugere") informeres om og overholder relevante vilkår for brug af Tjenesten. Partneren indestår for, at Slutbrugernes brug sker i overensstemmelse med gældende lovgivning.

12.3 Prissætning for whitelabel

Priser for whitelabel-tjenester reguleres i den individuelle partneraftale og kan afvige fra standardpriser. Prisændringer for whitelabel-tjenester varsles i henhold til punkt 4.5.

13. Force majeure

13.1 Definition

Ingen af Parterne er ansvarlige for manglende eller forsinket opfyldelse af forpligtelser, der skyldes omstændigheder uden for Partens rimelige kontrol ("Force Majeure"), herunder men ikke begrænset til:

1. Naturkatastrofer, pandemier, epidemier
2. Krig, terror, civile uroligheder, embargo, sanktioner
3. Cyberangreb, herunder DDoS, ransomware eller tilsvarende
4. Afbrydelser i internet- eller telekommunikationsinfrastruktur
5. Strømsvigt eller svigt i cloud-infrastruktur
6. Afbrydelser, ændringer eller ophør af tredjeparts AI-modeller, AI-infrastruktur eller GPU-kapacitet
7. Væsentlige prisændringer hos underliggende AI-udbydere, der overstiger 50 % inden for en 90-dages periode
8. Regulatoriske ændringer vedrørende AI-teknologi, databehandling eller finansiel software
9. Strejker, lockout eller andre arbejdsretlige konflikter
10. Myndighedspåbud eller lovgivningsændringer

13.2 Varsel

Den Part, der påberåber sig Force Majeure, skal uden unødig forsinkelse underrette den anden Part skriftligt herom, herunder om forventede konsekvenser og varighed.

13.3 Langvarig Force Majeure

Hvis en Force Majeure-situation varer mere end 90 dage, kan begge Parter opsige aftalen med 30 dages skriftligt varsel. I sådanne tilfælde refunderer PayFriend forudbetalte gebyrer for perioden efter opsigelsens ikrafttrædelse prorata.

14. Lovvalg og tvistløsning

14.1 Lovvalg

Aftalen er underlagt dansk ret, med forbehold for internationale privatretlige regler.

14.2 Forhandling

Parterne skal først søge at løse tvister ved forhandling i god tro. Forhandlingsperioden er 30 dage fra den ene Parts skriftlige henvendelse til den anden Part.

14.3 Tvistløsning

Tvister, der ikke kan løses ved forhandling, afgøres ved de ordinære danske domstole med Retten i Aarhus som første instans.

For B2B-kunder med bopæl eller hjemsted uden for Danmark accepterer Kunden, at værneting er Danmark.

15. Ændring af betingelser

15.1 Ændringer

PayFriend kan ændre disse Betingelser fra tid til anden. Væsentlige ændringer varsles med mindst 30 dagesskriftligt varsel via e-mail og offentliggøres på PayFriends hjemmeside.

15.2 Accept af ændringer

Kundens fortsatte brug af Tjenesten efter ændringernes ikrafttrædelse udgør accept af de ændrede Betingelser. Hvis Kunden ikke accepterer ændringerne, kan Kunden opsige aftalen med virkning fra ændringernes ikrafttrædelsesdato.

15.3 Arkiv

Tidligere versioner af Betingelserne opbevares og er tilgængelige på forespørgsel.

16. Øvrige bestemmelser

16.1 Overdragelse

Kunden kan ikke overdrage sine rettigheder eller forpligtelser i henhold til aftalen uden PayFriends forudgående skriftlige samtykke. PayFriend kan overdrage aftalen til en koncernforbunden virksomhed eller i forbindelse med fusion, virksomhedsoverdragelse eller salg af hele eller væsentlige dele af PayFriends aktiver.

16.2 Delvis ugyldighed

Hvis en bestemmelse i disse Betingelser kendes ugyldig eller ikke-eksigibel, påvirker dette ikke gyldigheden af de øvrige bestemmelser. Den ugyldige bestemmelse erstattes med en gyldig bestemmelse, der i videst muligt omfang afspejler Parternes oprindelige hensigt.

16.3 Ingen frafald

PayFriends manglende håndhævelse af en bestemmelse i disse Betingelser udgør ikke et frafald af retten til senere at håndhæve samme eller andre bestemmelser.

16.4 Hele aftalen

Disse Betingelser, sammen med eventuelle Individuelle Aftaler, DPA og øvrige dokumenter, der udtrykkeligt er inkorporeret ved reference, udgør den samlede aftale mellem Parterne vedrørende Tjenesten og erstatter alle tidligere aftaler, forståelser og tilkendegivelser.

16.5 Meddelelser

Meddelelser i henhold til disse Betingelser skal sendes til Kundens registrerede e-mailadresse og/eller via Tjenestens beskedsystem. Meddelelser til PayFriend sendes til support@payfriend.io.

17. Kontakt

Payfriend ApS (del af NextLab Ventures A/S)
CVR-nr.: 46385152
Adresse: Lille Torv 2B, 3. tv, 8000 Aarhus C
E-mail: support@payfriend.io
Telefon: +45 53 35 90 93